Расчет сумм налога на доходы физлиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) - документ, содержащий обобщенную налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим от него доходы. Расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие 2018 года представляется не позднее 31 июля 2018 года .

Заполнение 6-НДФЛ в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред.3)

Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в программе производится в автоматическом режиме. Для корректного формирования расчета необходимо, чтобы в программе были:

• отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период;
• введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные, имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты;
• рассчитаны и учтены суммы исчисленного, удержанного налога.

При подготовке сведений можно воспользоваться для анализа отчетами "Сводная" справка 2-НДФЛ , Регистр налогового учета по НДФЛ , Контроль сроков уплаты НДФЛ , Проверка разд. 2 6-НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам ).

В программе для составления расчета по форме 6-НДФЛ предназначен регламентированный отчет 6-НДФЛ (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность ) (рис. 1).

Для составления отчета в рабочем месте 1С-Отчетность :

• введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать ;
• выберите в форме Виды отчетов отчет с названием 6-НДФЛ и нажмите на кнопку Выбрать .

В стартовой форме укажите (рис. 2):

• организацию (если в программе ведется учет по нескольким организациям), для которой составляется отчет;
• период, за который составляется отчет;
• кнопка Создать .

Обратите внимание! Если организация имеет территориально обособленные подразделения (не выделенные на отдельный баланс), то она должна заполнять расчет по форме 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представлять его в налоговый орган по месту нахождения таких подразделений.

Для формирования расчета сразу по всем регистрациям в ФНС установите флажок Создать для нескольких налоговых органов (рис. 2). Далее нажмите на ссылку Налоговые органы и выберите (установите флажок) налоговые органы, в которых организация и обособленные подразделения стоят на учете и куда предполагается представить отчетность. Нажмите на кнопку Выбрать , а далее на кнопку Создать .

В результате будет сформирован и заполнен отдельно по каждой выбранной ФНС расчет по форме 6-НДФЛ. Необходимо открыть и проверить заполнение каждого из расчетов.

В расчете по обособленному подразделению на титульном листе в поле уточните код места представления расчета (согласно Приложению № 2 Порядка). По месту нахождения обособленного подразделения российской организации указывается код "220" (рис. 3). А по месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком указывается код "214" (ранее указывался код "212").

Если автоматическое формирование не используется, то для головной организации и каждого ее обособленного подразделения необходимо создать отдельный экземпляр расчета по форме 6-НДФЛ, в котором в поле Представляется в налоговый орган (код) выбрать соответствующую регистрацию в налоговом органе и сформировать расчет по кнопке Заполнить .

Как заполнить титульный лист расчета 6-НДФЛ

В верхней части титульного листа в поле КПП указывается код причины постановки на учет по месту нахождения организации либо по месту учета организации по месту обособленного подразделения (рис. 4). В поле ИНН указывается идентификационный номер налогового агента.

По умолчанию считается, что составляется первичный расчет по форме 6-НДФЛ, т.е. представляемый за отчетный период первый раз, поэтому в поле Номер корректировки указывается код 0 .

Поля Период представления (код) и Налоговый период (год) заполняются автоматически по значению периода, указанного в стартовой форме, и условных обозначений периодов согласно Приложению № 1 к Порядку заполнения расчета. Для расчета за полугодие 2018 года проставляется значение "31".

В поле Предоставляется в налоговый орган (код) указывается четырехзначный код налогового органа, в котором организация или обособленное подразделение стоит на учете и куда предполагается представить отчетность.

Поле По месту нахождения (учета) (код) указывается код места представления расчета налоговым агентом (согласно Приложению № 2 к Порядку заполнения расчета по форме 6-НДФЛ).

При составлении расчета правопреемником в поле Форма реорганизации (ликвидация) (код) указывается код реорганизации (ликвидации) в соответствии с приложением № 4 к Порядку заполнения расчета, а в поле ИНН/КПП реорганизованной организации - ИНН и КПП реорганизованной организации.

В поле Код по ОКТМО указывается код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации.

В программе такие данные, как ОКАТО, ИНН, КПП и код налогового органа по организациям и их обособленным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, указываются в справочнике Организации (раздел Настройка – Организации ). Для структурных подразделений организаций (которые не выделены на отдельный баланс) указываются в справочнике Подразделения (раздел Настройка – Подразделения ).

Остальные показатели (наименование налогового агента, телефон, Ф.И.О. подтверждающего достоверность и полноту сведений) заполняются на основании данных справочника Организации .

Если ячейки с какими-либо сведениями о налоговом агенте не заполнены и их невозможно заполнить вручную (не выделены желтым цветом), это означает, что в информационную базу не введены соответствующие данные. В этом случае необходимо добавить нужные сведения, после чего нажать на кнопку Обновить (кнопка Еще – Обновить ).

В поле Дата подписи указывается дата подписи отчета (по умолчанию это текущая дата компьютера).

Обратите внимание! Дата подписи, указанная на титульном листе влияет на автоматическое заполнение расчета по форме 6-НДФЛ, а именно на заполнение строки 080 раздела 1. Строка 080 "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" заполняется по учетным данным программы, определенным по состоянию на дату подписи отчета.

Заполнение Раздел 1 расчета 6-НДФЛ

В разделе 1 указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, то раздел 1 заполняется для каждой из ставок налога (как в нашем примере) (за исключением строк 060-090) (рис. 5).

В разделе 1 указывается:

• по строке 010 – ставка налога, с применением которой исчислены суммы налога;
• по строке 020 – общая сумма начисленного дохода (включая налог) по всем физическим лицам, по которым заполняется 6-НДФЛ. Указываются суммы начисленного дохода, которые облагаются НДФЛ полностью и частично. Необлагаемые доходы (ст. 217 НК РФ) в данной строке не указываются (к таким доходам относится, например, пособие по беременности и родам и т.д.);
• по строке 030 – общая сумма предоставленных налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению (в т.ч. профессиональных, стандартных, имущественных, социальных, к доходу) (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@);
• по строке 040 – общая сумма исчисленного НДФЛ;
• по строке 025 – общая сумма начисленного дохода в виде дивидендов;
• по строке 045 – общая сумма исчисленного НДФЛ на доходы в виде дивидендов;
• по строке 050 – общая сумма фиксированных авансовых платежей, на которые были уменьшены суммы исчисленного налога.

В строки 020-045 включаются данные за налоговый (отчетный) период по дате фактического получения дохода (ответ на вопрос 12 в письме ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@). Например, дата фактического получения дохода в виде оплаты труда (код дохода 2000, 2530) – это последний день месяца, за который начислен доход, для отпускных выплат, пособий – дата выплаты. По дате фактического получения дохода определяется месяц налогового периода и налоговый период, в который нужно включать соответствующий доход (как и для справок по форме 2-НДФЛ). Например, пособие по временной нетрудоспособности, начисленное в июне 2018 года, но выплаченное в июле 2018 года, будет отражаться в разделе 1 расчета за 9 месяцев 2018 года. В расчет за полугодие 2018 года данное пособие не попадет. Так как дата фактического получения для этого дохода – это дата выплаты.

На рис. 5 по налоговой ставке 35% отражены доходы в виде материальной выгоды от экономии за пользование заемными средствами. По ставке 35% налоговые вычеты не применяются. Поэтому по строке 020 указывается сумма начисленного дохода, а по строке 040 – сумма исчисленного налога.

В раздел 1 можно самостоятельно добавлять или удалять блок строк 010 – 050. Для добавления нового блока нажмите на ссылку Добавить строки 010-050 , для его удаления нажмите на красный крестик, расположенный около строки 010. Причем, имеется возможность вручную указать доход, облагаемый по ставке на основании соглашения об избежании двойного налогообложения (5% или 10%) (рис. 8).

Итоговые показатели по всем ставкам налога указываются по строкам 060 – 090:

• по строке 060 – общее количество физических лиц, получивших в отчетном периоде налогооблагаемый доход. При этом физическое лицо, получившее в течение одного периода доходы по разным договорам или по разным ставкам налога, учитывается как одно лицо;
• по строке 070 – общая сумма удержанного налога В отчетном периоде. То есть в каком отчетном периоде был удержан налог, а налог всегда удерживается при выплате дохода, в расчет за такой период он и попадет. Например, зарплата за июнь 2018 года выплачена в июле 2018 года. Дата удержания налога в этом случае приходится на отчетный период 9 месяцев 2018 года. Поэтому, сумма удержанного налога отразится в строке 070 раздела 1 расчета за 9 месяцев 2018 года. Если зарплата за июнь 2018 года выплачена в июне, то налог, удержанный при этой выплате, включается в строку 070 расчета за полугодие 2018 года;
• по строке 080 – общая сумма налога, которая не была удержана налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода, с учетом положений п. 5 ст. 226 и п. 14 ст. 226.1 НК РФ. В программе сумма неудержанного налога определяется на дату подписи, указанную на титульном листе отчета. Например, заработная плата за июнь 2018 года была выплачена 05.07.2018. Чтобы сумма удержанного налога в июле месяце не отразилась в строке 080 расчета за полугодие 2018 года, дата подписи отчета должна быть не ранее чем 05.07.2018. По данной строке отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме (ответы на вопросы 5 и в письме ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@);
• по строке 090 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии ст. 231 НК РФ.

В отчете, где это необходимо, можно расшифровывать данные в ячейке по кнопке Расшифровать .

Пример

За полугодие 2018 года сотрудникам организации ООО "Швейная фабрика Плюс" начислено доходов на сумму 4 291 417,32 руб., из них:

• 4 290 366,04 руб. – доходы, облагаемые НДФЛ по ставке 13%;
• 1 051,28 руб. – доходы в виде материальной выгоды, облагаемые НДФЛ по ставке 35%.

При автоматическом заполнении расчета в разделе 1 заполняются два блока строк 010–050: отдельно по ставке 13% и отдельно по ставке 35% (рис. 5). Получить в программе отчет по доходам и исчисленному НДФЛ с отбором по дате фактического получения дохода можно с помощью отчета "Сводная" справка 2-НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам ) (рис. 6). Общую сумму удержанного за период налога можно получить с помощью отчета Проверка разд. 2 6-НДФЛ (рис. 7).

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ

Обратите внимание! Раздел 2 заполняется по сроку перечисления налога : на какой отчетный квартал приходится срок перечисления удержанного налога (строка 120), в расчет за такой период и должна включиться операция.

Например, заработная плата за июнь 2018 года выплачена в последний рабочий день месяца (29.06.2018), срок перечисления налога с заработной платы – следующий рабочий день после удержания налога, в нашем случае – 02.07.2018 (так как 30 июня и 1 июля – выходные дни). В такой ситуации заработная плата за июнь будет отражена в разделе 1 расчета за полугодие 2018 года и в разделе 2 расчета за 9 месяцев 2018 года. В раздел 2 расчета за полугодие 2018 года зарплата не попадет, так как срок перечисления налога приходится на другой отчетный период (письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507, от 24.10.2016 № БС-4-11/20120).

Или, например, пособие по временной нетрудоспособности начислено в мае 2018 года и выплачено вместе с зарплатой за май – 05.06.2018. Срок перечисления НДФЛ с суммы пособия – последний день месяца, в котором произведена выплата, т.е. 30.06.2018. Так как это выходной день, то срок перечисления переносится на 02.07.2018. Следовательно, эта операция не отражается в разделе 2 расчета за полугодие 2018 года. Она будет отражена в разделе 2 за 9 месяцев 2018 года. Однако, так как дата получения дохода по этой операции – 05.06.2018, то она попадет в раздел 1 расчета за полугодие 2018 года.

Натуральные доходы, с которых налог не был удержан, отражаются в разделе 2 по дате получения дохода.

В разделе 2 указываются (рис. 9):

• по строке 100 – дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130. Строка заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ (см. таблицу). Например, дата фактического получения заработной платы – это последний день месяца, для материальной помощи – дата выплаты.

В программе:

• для доходов в виде оплаты труда (коды дохода 2000 , 2530 ) дата получения дохода определяется как последнее число месяца, за который начислен доход (или дата увольнения, если сотрудник был уволен);
• для прочих доходов дата получения дохода определяется по дате выплаты , указанной в документе на выплату дохода (Ведомость в банк , Ведомость в кассу , Ведомость через раздатчика , Ведомость на счета ) (рис. 10).

При получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств, датой фактического получения дохода признается последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства. В программе расчет суммы к удержанию в счет погашения займа, материальной выгоды полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств и НДФЛ с материальной выгоды производится с помощью документа (закладка Займы ). Дата получения дохода в виде материальной выгоды, определяется как последнее число месяца начисления документа Начисление зарплаты и взносов .

Датой фактического получения дохода в виде ежемесячной премии, которая входит в систему оплаты труда, является последний день месяца, за который она начислена (см. письма ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374@, от 14.09.2017 № БС-4-11/18391, Минфина от 29.09.2017 № 03-04-07/63400). Для такой премии соответствует код вида дохода – 2002. Для этого в программе необходимо для кода дохода 2002 установить флажок Соответствует оплате труда , а в форме вида начисления выбрать категорию дохода – Оплата труда . Если выбрать категорию дохода – Прочие доходы от трудовой деятельности , дата получения дохода в конечном итоге будет учитываться по дате выплаты премии.

Датой фактического получения дохода при расчете НДФЛ в виде командировочных расходов (суточные сверх лимита, неподтвержденные расходы) считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки.

• по строке 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130. Строка заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 НК РФ и п. 7 ст. 226.1 НК РФ. Дата удержания налога – это дата фактической выплаты.

В программе удержание налога производится при проведении документов выплаты дохода – Ведомость в банк , Ведомость в кассу , Ведомость через раздатчика , Ведомость на счета . Сумма удержанного налога рассчитывается автоматически при заполнении документа на выплату зарплаты и отражается в отдельной колонке табличной части. Дата удержания налога в учете будет отражаться датой, указанной в поле Дата выплаты (рис. 10).

При удержании налога предусмотрен также учет авансовых платежей по НДФЛ для работников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства из "безвизовых" стран, временно пребывающими на территории РФ, осуществляющими трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента.

• по строке 120 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога. Строка 120 заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 НК РФ и п. 9 ст. 226.1 НК РФ. Например, если это пособие по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком), отпускные, то срок перечисления до конца месяца, в котором выплачивались такие доходы. Все остальные доходы, в том числе зарплата – это следующий день после удержания налога. Если срок перечисления налога выпадает на выходной, то он переносится на следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ) (письмо ФНС России от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@). Таким образом, в строке реальная дата перечисления налога не отражается, а отражается предельный срок перечисления налога, который зависит от того, с каких доходов удержан НДФЛ . В программе при регистрации удержанного налога фиксируется автоматически предельный срок перечисления налога.

Согласно контрольным соотношениям показателей формы расчета (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@) строка 120 сверяется с реальной датой уплаты суммы НДФЛ из строки 140 по данным карточки расчетов с бюджетом налогового агента (КРСБ НА), которая ведется в налоговом органе на основании данных о поступивших платежах по НДФЛ. Причем сверяется не сумма, а дата.

Если дата по строке 120 будет меньше даты уплаты суммы НДФЛ по строке 140, то возможно нарушен срок перечисления удержанной суммы НДФЛ. Организации придется уплатить пени и штрафы за несвоевременное перечисление налога. В программе для анализа нарушения срока уплаты налога можно воспользоваться отчетом Контроль сроков уплаты НДФЛ (раздел ).

Отчет показывает суммы удержанного налога не на дату удержания, а на дату крайнего срока перечисления. Это позволяет сформировать отчет так, чтобы он был похож на оборотно-сальдовую ведомость, и при этом положительное сальдо означало бы просроченный платеж.

• по строке 130 – обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога, налоговых вычетов) в указанную в строке 100 дату. Включаются все доходы сотрудников, в том числе и выплаченный аванс и удержанные суммы, а не только суммы по ведомостям на выплату, при которых был удержан НДФЛ. Данная строка НЕ включена в контрольные соотношения показателей формы расчета (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@), т.е. строка сверяться ни с чем не будет, она является справочной ;
• по строке 140 – обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату. По строке указывается сумма налога без учета возврата суммы НДФЛ, возвращенной налоговым агентом.

Организация может выплачивать доходы физическим лицам, которые не являются сотрудниками организации. В частности, доходы могут выплачиваться бывшим сотрудникам и акционерам (совладельцам) организации. В этих случаях у организации может возникнуть обязанность исчислить, удержать и перечислить НДФЛ. Непосредственно выплата сумм прочих доходов в программе не регистрируется, фиксируется только сумма дохода, сумма исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ для отражения в отчетности.

При проведении документов, которыми регистрируются такие доходы (Выплата бывшим сотрудникам , Регистрация прочих доходов , Дивиденды ), сразу фиксируются суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Датой фактического получения дохода, равно как и датой удержания налога, считается дата выплаты, указанная в документе.

Сведения о фактически полученных доходах и удержанном налоге с этих доходов, по которым одновременно совпадают три даты (дата фактического получения дохода, дата удержания налога и срок перечисления налога), суммируются и указываются в одном блоке строк 100 – 140. Если не совпадает хотя бы одна из дат, доход и удержанный налог с него отражаются отдельно, т.е. по ним заполняется отдельный блок строк 100 – 140. Например, в один день были выплачены материальная помощь и пособие по временной нетрудоспособности. Строки 110 –140 заполняются отдельно в отношении материальной помощи и отдельно в отношении пособия, так как данные виды доходов имеют разные сроки перечисления налога.

В раздел 2 можно самостоятельно добавлять или удалять блок строк 100 – 140. Для добавления нового блока нажмите на ссылку Добавить строки 100-140 , для его удаления нажмите на красный крестик, расположенный около строки 100.

В программе с помощью отчета Проверка разд. 2 6-НДФЛ (раздел Налоги и взносы - Отчеты по налогам и взносам ) можно проверить правильность заполнения раздела 2 сформированного расчета, например, данные об удержанном за период налоге (рис. 11). Отчет сверяет данные учета с разделом 2 и контролирует сроки уплаты налога.

По просьбам пользователей в раздел добавлены справочные поля, в которых указываются итоговые суммы показателей строк 130 и 140.

Вид дохода	Дата фактического получения дохода	Дата удержания налога	Срок перечисления налога
Доход в виде оплаты труда	Последний день месяца, за который начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом)	День фактической выплаты
При получении доходов в денежной форме (например, отпускные, пособия и т.д.)	День выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц	День фактической выплаты	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. При выплате доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты
Доходы в натуральной форме	День передачи доходов в натуральной форме
Доход в виде оплаты труда в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца	Последний день работы, за который был начислен доход	День фактической выплаты (т.е. день увольнения)	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода
Материальная выгода	День приобретения товаров (работ, услуг), приобретения ценных бумаг. Если оплата приобретенных ценных бумаг производится после перехода к налогоплательщику права собственности на эти ценные бумаги, дата фактического получения дохода определяется как день совершения соответствующего платежа в оплату стоимости приобретенных ценных бумаг; Последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства – в отношении доходов, полученных от экономии на процентах.	День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ. Удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом плательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ
Командировочные (суточные сверх лимита, неподтвержденные расходы)	Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки	День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ
Иные доходы	День зачета встречных однородных требований День списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации	День зачета встречных однородных требований. Для зачета достаточно заявления одной стороны (ст. 410 ГК РФ) День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ	Не позднее дня, следующего за днем зачета встречных однородных требований Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ

Представление расчета 6-НДФЛ в налоговый орган в "1С:ЗУП 8" (ред.3)

Проверка расчета 6-НФДЛ

После подготовки отчета 6-НДФЛ его следует записать.

Перед передачей расчета по форме 6-НДФЛ в налоговый орган рекомендуется проверить его на наличие ошибок. Для этого следует воспользоваться кнопкой Проверка – Проверить контрольные соотношения . После нажатия кнопки выводится результат проверки контрольных соотношений показателей. Если контрольные соотношения выполняются, то выдается сообщение об отсутствии ошибок. При необходимости можно открыть форму для просмотра результатов проверки. При этом можно увидеть либо те контрольные соотношения показателей, которые ошибочны, либо все контрольные соотношения показателей, которые проверены в отчете 6-НДФЛ (сняв флажок Отобразить только ошибочные соотношения ) (рис. 12).

При нажатии на необходимое соотношение показателей выводится расшифровка – откуда взялись эти цифры, как они сложились и т.д. При нажатии в самой расшифровке на определенный показатель программа автоматически указывает на этот показатель в самой форме расчета. Кроме того, проверять контрольные соотношения можно при печати и выгрузке, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее ) установить флажок Проверять соотношения показателей при печати и выгрузке .

Печать расчета 6-НФДЛ

Организациям, представляющим расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган без использования телекоммуникационных каналов связи (или использующих для электронного обмена программы сторонних производителей), следует подготовить файлы для передачи в электронном виде. Организациям, представляющим расчет по форме 6-НДФЛ на бумажном носителе, следует подготовить его печатную форму.

Чтобы сформировать печатную форму расчета по форме 6-НДФЛ с двухмерным штрихкодом PDF417, нажмите на кнопку Печать , расположенную в верхней части формы отчета (рис. 13). Для печати машиночитаемых форм регламентированных отчетов с двухмерным штрихкодом PDF417 необходимо, чтобы на компьютере был установлен единый модуль печати машиночитаемых бланков и шаблоны машиночитаемых бланков. Инсталляционный комплект модуля печати включен в состав конфигурации. Как только возникает необходимость использования модуля печати, он автоматически запускается для установки. Шаблоны машиночитаемых форм регламентированных отчетов включены в состав конфигурации и устанавливаются вместе с ней, поэтому нет необходимости устанавливать шаблоны отдельно.

Форму расчета по форме 6-НДФЛ можно распечатать и без штрихкода, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее ) установить флажок Разрешить печать без штрихкода PDF417 . После установки данной настройки по кнопке Печать будут доступны для печати Форма со штрихкодом PDF417 (рекомендуется) (рис. 13) или Форма без штрихкода PDF417 .

При выборе второго варианта программа выводит форму отчета на экран для предварительного просмотра и дополнительного редактирования сформированных для печати листов (при необходимости) (рис. 14). Далее для печати расчета нажмите на кнопку Печать . Кроме того, из данной формы отчета (предварительный просмотр) можно сохранить отредактированный расчет по форме 6-НДФЛ в виде файлов в указанный каталог в формате PDF-документа (PDF), Microsoft Excel (XLS) или в формате табличных документов (MXL) (нажав на кнопку Сохранить ).

Выгрузка расчета 6-НДФЛ в электронном виде

В регламентированном отчете предусмотрена также возможность выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ в электронном виде в формате, утвержденном ФНС России. Рекомендуется сначала выполнить проверку отчета на соответствие требованиям формата электронного представления по кнопке Проверка – Проверить выгрузку (рис. 15). После нажатия этой кнопки будет выполняться формирование электронного представления отчета. При обнаружении в данных отчета ошибок, препятствующих выполнению выгрузки, выгрузка будет прекращена. В этом случае следует исправить обнаруженные ошибки и повторить выгрузку. Для перехода по ошибкам удобно использовать служебное окно навигации по ошибкам, которое автоматически вызывается на экран.

Для выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ для последующей передачи через уполномоченного оператора необходимо нажать на кнопку Выгрузить и указать в появившемся окне каталог, куда следует сохранить файл расчета. Имя файлу программа присваивает автоматически.

Отправка расчета 6-НДФЛ в налоговый орган

В программах 1С , содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который позволяет непосредственно из программы (без промежуточной выгрузки в файл электронного представления и использования сторонних программ) отправить расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган в электронном виде с ЭЦП (если подключен сервис "1С-Отчетность").

Перед отправкой рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения расчета. Для этого нажмите на кнопку Проверка – Проверить в интернете (рис. 16). Для отправки расчета в налоговый орган непосредственно из программы нажмите на кнопку Отправить .

Существует ли универсальная инструкция по заполнению 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года с примерами? Нет, такой инструкции, к сожалению, нет. Поэтому у бухгалтеров возникают самые различные вопросы, требующие расшифровки. Какие данные должны попасть в расчет по итогам 4 квартала 2017 года? Действительно ли, требуется сдавать расчет 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года по новой форме? Каким документом утвержден новый бланк и где его скачать? Как отразить в расчете зарплату за декабрь, выплаченную в декабре? Как показать зарплату за декабрь 2017 года, выплаченную в январе 2018 года? Как юридическим лицам отразить годовую или квартальную премию? Что делать с отпуском декабря, оплаченным в декабре? Следует ли включать в 6-НДФЛ за 4-квартал 2017 года данные по сентябрьской зарплате, выплаченной в октябре? Давайте посмотрим на конкретные примеры.

Срок сдачи 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

Расчет по форме 6-НДФЛ сдают в ИФНС по итогам каждого квартала. Срок сдачи – не позднее последнего дня месяца, следующего за кварталом. Однако срок сдачи годовой отчетности по НДФЛ другой. Годовой расчет 6-НДФЛ по итогам 2017 года, по общему правилу, нужно сдавать не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (абз. 3 п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ).

Если же крайний срок подачи расчета 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то отчетность можно сдать в ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). 1 апреля 2018 года – это воскресенье. Поэтому годовой расчет 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года нужно направить в ИФНС не позднее 2 апреля 2018 года (это рабочий понедельник).

Рекомендуем не затягивать со сдачей годового расчета за 2017 год до самого апреля. В апреле уже нужно будет заниматься составлением расчета 6-НДФЛ за I квартал 2018 года. Его потребуется сдать в ИФНС не позднее 3 мая 2018 года.

Кто должен сдать 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

Сдать годовой расчет по форме 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ). Они считаются, как правило, работодатели (организации и индивидуальные предприниматели), выплачивающие доходы по трудовым договорам. Также налоговыми агентами могут считаться заказчики, выплачивающие вознаграждения исполнителям по гражданско-правовым договорам.

Какие суммы отражают в 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

В годовой расчет по форме 6-НДФЛ за 2017 гол следует внести все доходы, по отношению к которым организация или ИП признается налоговым агентом. Такими доходами является, например, заработная плата, все виды премий, выплаты по гражданско-правовым договорам, пособия, отпускные, дивиденды.

Однако необлагаемые доходы по статье 217 Налогового кодекса РФ в расчете показывать не нужно. При этом учтите особенность по доходам, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленных нормативов (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

В статье 217 Налогового кодекса РФ перечислены доходы, облагаемые НДФЛ только частично (то есть, в не в полных размерах). Это, к примеру подарки и материальная помощь. В расчете 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года подобные выплаты нужно фиксировать как в справках 2-НДФЛ: на доходы относить всю выплаченную сумму, а необлагаемую часть показывать как налоговые вычеты.

Новая форма 6-НДФЛ в 2018 году: утверждена или нет?

Утверждена ли новая форма расчета 6-НДФЛ с 2018 года? Какой бланк скачивать для заполнения «бумажного» годового расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года? Утвержден ли новый формат, необходимый для сдачи расчета в электронном виде? Подобного рода вопросы всегда возникают перед сдачей очередной налоговой отчетности.

По состоянию на момент подготовки данной статьи (25 января 2018 года) новая форма расчета 6-НДФЛ для заполнения и сдачи в ИФНС за 4 квартал 2017 год утверждена не была. Поэтому годовой отчет 6-НДФЛ готовьте по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Изменения в этот бланк не вносились. Его вы применяли весь 2017 год. Бланк расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года включает в себя:

• титульный лист;
• раздел 1 «Обобщенные показатели»;
• раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Уже же точно известно, что в 2018 году бланк расчёта по форме 6-НДФЛ налоговики не существенно, но обновят. А вместе с ним – электронный формат, правила заполнения и сдачи в налоговую. С проектом изменений можно ознакомиться здесь:

ФНС обновила штрих-коды, ввела поля для правопреемников, которые сдают 6-НДФЛ (в т. ч. уточняющую) за реорганизованную фирму. Поэтому в верхней части титульного листа им нужно приводить ИНН и КПП организации-правопреемника. Последняя также должна фигурировать в основном поле – «Налоговый агент».

Пока эти изменения проходят регистрацию в Минюсте России и не вступили в силу, можно заполнить и сдавать 6-НДФЛ по прежней форме, утвержденной приказом Налоговой службы России от 14 октября 2015 года № ММВ-7-11/450.

Титульный лист

При составлении 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года в верхней части титульного листа нужно отметить ИНН, КПП и сокращенное название организации (если сокращенного нет – полное). Если же требуется сдать расчет в отношении физлиц, получивших выплаты от обособленного подразделения, то проставьте КПП «обособки». Индивидуальным предпринимателям, адвокатам и нотариусам нужно отметить только свой ИНН.

В строке «Номер корректировки» года отметьте «000», если годовой расчет за 2017 год подается впервые. Если же сдается уточненный расчет, то отражают соответствующий номер корректировки («001», «002» и т. д.).

По строке «Период представления (код)» укажите 34 – это означает, что вы сдаете именно годовой 6-НДФЛ за 2017 год. В графе «Налоговый период (год)» отметьте год, за который сдается годовой расчет, а именно – 2017.

Укажите код подразделения ИФНС, в которую направляется отчетность и код по строке «По месту нахождения (учета)». Этот код покажет, почему вы сдаете 6-НДФЛ именно сюда. Большинство налоговых агентов отражают такие коды:

• 212 – при сдаче расчета по месту учета организации;
• 213 – при сдаче расчета по месту учета организации в качестве крупнейшего налогоплательщика;
• 220 – при сдаче расчета по месту нахождения обособленного подразделения российской организации;
• 120 – по месту жительства ИП;
• 320 – по месту ведения деятельности предпринимателя на ЕНВД или патентной системе налогообложения.

В строке «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» укажите:

• 1 – если расчет 6-НДФЛ подписывает сам налоговый агент или его законный представитель (например, индивидуальный предприниматель или руководитель организации). Также нужно указать фамилию, имя, отчество налогового агента (его законного представителя);
• 2 – если расчет 6-НДФЛ подписывает представитель по доверенности. В этом случае нужно указать фамилию, имя, отчество лица либо наименование организации-представителя.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

В разделе 1 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года «Обобщенные показатели» показывайте общую за весь год 2017 год сумму начисленных доходов, налоговых вычетов и общую сумму начисленного и удержанного налога.

В раздел 1 расчета включают доходы, вычеты и НДФЛ по ним общими суммами: за I квартал, полугодие, 9 месяцев, год нарастающим итогом с начала 2017 года (п. 2 ст. 230 НК РФ). Поэтому в разделе 1 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года должны найти отражение сводные показатели с 1 января по 31 декабря 2017 года включительно. Сведения для заполнения берите из регистров налогового учета по НДФЛ.

Строка	Что отражать
010	Ставку НДФЛ (для каждой ставки заполняйте свой раздел 1).
020	Сумму начисленного дохода.
025	Доходы в виде дивидендов с января по декабрь 2017 года включительно.
030	Сумму налоговых вычетов.
040	Сумму исчисленного НДФЛ с начала 2017 года. Чтобы определить величину этого показателя, сложите суммы НДФЛ, начисленные с доходов всех сотрудников.
045	Сумму исчисленного НДФЛ с дивидендов нарастающим итогом за весь 2017 год: с 1 января по 31 декабря 2017 года.
050	Сумму фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранцев, работающих по патентам. Однако эта сумма не должна превышать общую величину исчисленного НДФЛ (письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852).
060	Общее количество физических лиц, получивших доход, в течение отчетного (налогового) периода.
070	Сумму удержанного НДФЛ.
080	Сумму НДФЛ, не удержанного налоговым агентом. Имеются в виду суммы, которые компания или ИП должны были удержать до конца 4 квартала 2017 год, но по каким-либо причинам не сделали этого.
090	Сумму возвращенного НДФЛ (по статье 231 НК РФ).

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

В разделе 2 годового отчета 6-НДФЛ указывают:

• даты получения и удержания НДФЛ;
• крайний срок, установленный Налоговым кодексом РФ для перечисления НДФЛ в бюджет;
• суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ.

В разделе 2 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 год следует отражать сведения только за последние три месяца (октябрь, ноябрь и декабрь 2017 года). При этом отразить нужно только те выплаты, по которым срок перечисления налога наступает именно в этом периоде. Поэтому в разделе 2 особое внимание нужно уделять датам выплат и удержания налога.

В составе раздела 2 следует показать доходы и НДФЛ – с разбивкой по датам – только по операциям, совершенным в октябре, ноябре и декабре 2017 года включительно. Операции 2018 года в раздел 2 не включайте.

Поясним заполнение основных строк в таблице:

Строка	Заполнение
100	Даты фактического получения доходов. К примеру, для зарплаты – это последний день месяца, за который начислена зарплата. Для некоторых других выплаты – иные даты (п.2 ст. 223 НК РФ).
110	Даты удержания НДФЛ.
120	Даты, не позднее которых НДФЛ должен быть перечислен бюджет (п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1 НК РФ). Обычно, это день, следующий за днем выплаты дохода. Но, допустим, для больничных пособий и отпускных выплат срок перечисления налога в бюджет другой: последнее число месяца, в котором производились такие выплаты. Если срок перечисления налога приходится на выходной день, в строке 120 указывается ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
130	Сумма дохода (в том числе, НДФЛ), который получен на дату, указанную по строке 100.
140	Сумму налога, которая удержана на дату по строке 110.

Не показывайте в разделе 2 6-НДФЛ за 2017 год отпускные и пособия, выплаченные в декабре 2017 года. Срок перечисления НДФЛ для них – 09.01.2018.

Пример заполнения 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

Теперь приведем пример заполнения расчета 6-НДФЛ за 2017 год. Он составлен на основании официальной инструкции по заполнению расчета.

Предположим, что в компании 12 сотрудников. За 2017 год начислены зарплата, премии, отпускные и пособия по временной нетрудоспособности в общей сумме 3 584 692,69 руб., предоставлены вычеты – 43 200 руб. НДФЛ со всех выплат – 460 394 руб. Весь НДФЛ удержан и уплачен в бюджет, кроме НДФЛ с зарплаты за декабрь – 37 050 руб.

В январе 2017 года удержан НДФЛ 36 400 руб. с зарплаты за декабрь 2016 года – 283 600 руб., вычет – 3 600 руб. Всего за 2017 год удержан НДФЛ – 459 744 руб. (460 394 руб. – 37 050 руб. + 36 400 руб.).

В 4 квартале 2017 года выплачены:

• зарплата за вторую половину сентября 295 000 руб. – 10 октября. Из нее удержан НДФЛ со всей зарплаты за сентябрь – 69 914 руб. (вся зарплата за сентябрь – 545 000 руб.), вычет – 7 200 руб.;
• зарплата за октябрь 530 000 руб. – 25 октября и 10 ноября, НДФЛ с нее – 67 964 руб., вычет – 7 200 руб.;
• премия за октябрь 258 000 руб. – 10 ноября, НДФЛ с нее – 33 540 руб.;
• пособие нетрудоспособности в связи с болезнью 5 891,54 руб. – 23 ноября, НДФЛ с него – 766 руб. Больничный выдан с 14 по 20 ноября;
• отпускные 33 927,71 руб. – 24 ноября, НДФЛ с них – 4 411 руб. Отпуск – с 28 ноября по 22 декабря;
• зарплата за ноябрь 530 000 руб. – 24 ноября и 8 декабря, НДФЛ с нее – 67 964 руб., вычет – 7 200 руб.;
• аванс за декабрь 250 000 руб. – 25 декабря.

Обратите внимание: премия и зарплата за октябрь включены в один блок строк 100 – 140, т.к. у них совпадают все три даты в строках 100 – 120. Их общая сумма – 788 000 руб., удержанный с нее налог – 101 504 руб. Образец заполнения 6-НДФЛ за 2017 года в таких условиях может выглядеть так:

Зарплата за декабрь 2017 года выплачена в декабре: как отразить

Самые спорные вопросы в отношении заполнения 6-НДФЛ – это выплаты переходных периодов. С ними сталкиваются, когда зарплата или премия начислены в одном отчетном периоде, а выплачены в другом. Подобная неоднозначная ситуация сложилась с зарплатой за декабрь 2017 год. Дело в том, что одни работодатели зарплату за декабрь выдали до Нового года (в декабре). Другие организации и ИП выплатили зарплату и годовую премию в январе 2018 года. Как показать декабрьские начисления в отчете, чтобы налоговики приняли 6-НДФЛ с первого раза? Давайте разбираться на конкретных примерах заполнения 6-НДФД за 4 квартал 2017 год.а

Всю зарплату за декабрь 2017 года выплатили работникам в декабре 2017 году? Тогда расчет по форме 6-НДФЛ за 2017 год заполните так:

• сумму начисленной зарплаты за декабрь 2017 года – стока 020;
• сумму исчисленного с зарплаты НДФЛ – строка 040;
• сумму удержанного НДФЛ (строка 070). Дата удержания НДФЛ – это 31 декабря 2017 года.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года данные о зарплате за декабрь не фиксируйте. Их нужно показать в расчете за I квартал 2018 года, поскольку в разделе 2 следует опираться на дату, не позднее которой НДФЛ нужно перечислить в бюджет. То есть выплаченный доход и удержанный налог отразите в том отчетном периоде, на который приходится предельный срок для уплаты НДФЛ.

Для зарплаты за декабрь 2017 года, которую выплатили до новогодних праздников, срок уплаты НДФЛ – первый рабочий день после 31 декабря 2017 года, то есть 9 января 2018 года. Объясним почему. Зарплату вы начислите только 31 декабря 2017 года. Деньги, которые выплатили за декабрь до 31 декабря – это аванс. Зачет начисленной зарплаты в счет аванса можно произвести только 31 декабря 2017 года. Этот день и будет датой фактического получения дохода сотрудниками. А НДФЛ с зарплаты платят не позже дня, следующего за датой получения дохода.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2018 год укажите по строкам:

• 100 «Дата фактического получения дохода» – 31.12.2017;
• 110 «Дата удержания налога» – 31.12 2017;
• 120 «Срок перечисления налога» – 09.01.2018;
• 130 «Сумма фактического полученного дохода» – сумму зарплаты за декабрь;
• 140 «Сумма удержанного налога» – сумма удержанного НДФЛ с зарплаты за декабрь.

ВЫВОД

Зарплату за декабрь, выплаченную в декабре 2017 года, покажите в разделе 1 годового расчета и в разделе 2 расчета за I квартал 2018 года. Ведь в разделе 1 вы отражаете данные по всем выплаченным доходам, вычетам, начисленному, удержанному и возвращенному НДФЛ за год. А декабрьскую зарплату вы выплатили в декабре. Поэтому ее нужно отразить в разделе 1 годового расчета за 2017 год. В разделе 2 указывают, на какую дату возник доход, когда налог нужно удержать и перечислить в бюджет. Так как срок уплаты НДФЛ с декабрьской зарплаты выпадает на первый рабочий день января (09.01.2018), покажите выплату в разделе 2 расчета за I квартал 2018 года. Это подтверждает письмо ФНС от 15.12.2016 № БС-4-11/24063.

Пример 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года с декабрьской зарплатой

Предположим, что зарплата за декабрь 2017 года была выплачена 29 декабря 2017 года. Месяц на эту дату еще не завершился, поэтому расценить такую выплату, как зарплату за декабрь в полном смысле этого слова нельзя. По сути, денежные средства, выплаченные до окончания месяца, правильно называть авансом. На 29 декабря 2017 года работодатель еще не обязан исчислять и удерживать НДФЛ, поскольку зарплата становится доходом только в последний день месяца, за который она начислена – 31 декабря (п. 2 ст. 223 НК РФ). Несмотря на то что 31 декабря – это воскресенье, раньше этого срока ни исчислить, ни удержать НДФЛ нельзя (письма ФНС России от 16.05.2016 № БС-3-11/2169).

Пример: з/п за декабрь выплачена в декабре

Организация перечислила работникам «зарплату» за декабрь 29 числа в сумме 180 000 рублей. С произведенной выплаты в этот же день был исчислен и удержан НДФЛ в сумме 23 400 рублей (180 000 x 13%). Эту сумму бухгалтер перевел в первый рабочий день 2018 года – 9 января 2018 года.

При таких условиях в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года бухгалтеру правильно отразить зарплату так:

• в строке 020 – сумму декабрьской «зарплаты» (180 000 р.);
• в строках 040 и 070 – исчисленный и удержанный НДФЛ (23 400 р.).

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года декабрьская «зарплата», выплаченная 29 декабря 2017года, фигурировать никак не должна. Ее вы покажите в расчете за I квартал 2018 года. Ведь, заполняя раздел 2, нужно ориентироваться на дату, не позднее которой НДФЛ нужно перечислить в бюджет. То есть, выплаченный доход и удержанный НДФЛ нужно показывать в том отчетном периоде, на который приходится крайний срок для уплаты НДФЛ. Такие разъяснения даны в письме ФНС России от 24.10.2016 № БС-4-11/20126. В нашем примере перечислить НДФЛ нужно в ближайший январский рабочий день – 9 января 2018 года. Поэтому в разделе 2 расчета за I квартал 2018 года декабрьскую зарплату нужно будет показать так:

• строка 100 – 31.12.2017 (дата получения дохода);
• строка 110 – 31.12.2017 (дата удержания НДФЛ);
• строка 120 – 09.01.2018 (дата перечисления НДФЛ в бюджет);
• строка 130 – 180 000 (сумма дохода);
• строка 140 – 23 400 (сумма НДФЛ).

Имейте в виду, что датой удержания налога по строке 110 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года будет именно 31, а не 29 декабря 2017 года (когда была произведена выплата). Дело в том, что именно 31 декабря 2017 года вы должны были начислить декабрьскую зарплату и зачесть ее в счет ранее выплаченного аванса (который, по сути, и был декабрьской зарплатой). Аналогичная ситуация и с выплатами до 30 декабря. Если, к примеру, расчет по зарплате за декабрь был произведен в период с 26 по 29 декабря, то датой удержания НДФЛ, все равно, должна быть дата «31.12.2016».

Если НДФЛ удержали и перечислили до конца декабря 2017 года

Пример: НДФЛ перечислен в декабре 2017 года

Организация перечислила работникам «зарплату» за декабрь 26 декабря 2017 года в сумме 380 000 рублей. В этот же день был удержан НДФЛ в размере 49 400 рублей (380 000 x 13 %). Удержанная сумма была перечислена в бюджет на следующий день – 27 декабря 2017 года.

В целях заполнения 6-НДФЛ бухгалтер обратился к письму ФНС от 24.03.2016 № БС-4-11/5106. В этом письме было рекомендовано удерживать НДФЛ в день фактической выдачи зарплаты (26 декабря), а перечислить удержанную сумму в бюджет на следующий день (27 декабря). Кроме этого, налоговики советуют эти же даты отражать в расчете 6-НДФЛ.

Если зарплата за декабрь 2017 год начислена и фактически выплачена в декабре (26.12.2017), то указанная операция может отражена в расчете по форме 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года., поскольку удержание и перечисление НДФЛ должны произойти в 2017 году в соответствии со сроками, указанными в п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ.

В рассматриваемой ситуации можно показать выплату по строкам 100 – 120 разд. 2 формы 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года так:

• строка 100 «Дата фактического получения дохода» – 31.12.2017;
• строка 110 “Дата удержания налога” – 26.12.2017;
• строка 120 “Срок перечисления налога” – 27.12.2017.

Заметим, что если отражение операции в форме 6-НДФЛ не привело к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению, то представление уточненного расчета не требуется. При этом если указанная операция отражена в расчете по форме 6-НДФЛ за 2017 г., то данная операция повторно в расчете по форме 6-НДФЛ за I квартал 2018 г. не отражается (Письмо ФНС России от 15.12.2016 № БС-4-11/24065). Однако, не исключаем, что такое заполнение может вызвать вопросы со стороны некоторых ИФНС по следующим причинам:

• расчет 6-НДФЛ, заполненный таким образом, не пройдет форматно-логический контроль и вернется с ошибкой «дата удержания налога не должна предшествовать дате фактической выплаты»;
• удержание НДФЛ из зарплаты до окончания месяца противоречит более поздним рекомендациям Минфина России в письме от 21.06. 2016 № 03-04-06/36092.

Зарплата за декабрь выплачена в январе 2018 года: как отразить

Многие работодатели выплатили зарплату за декабрь 2017 год в январе 2018 года. Если так, то декабрьскую зарплату, выданную в январе 2018 года, в отчетности 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года показывайте только в разделе 1. Ведь доход в виде зарплаты вы признали в декабре и НДФЛ с него рассчитали в этом же месяце. Следовательно, в расчете 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года распределите выплаты так:

• по строке 020 – начисленный доход в виде декабрьской зарплаты;
• по строке 040 – исчисленный НДФЛ.

Строку 070 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года, предназначенную для удержанного налога, в этом случае не увеличивают, поскольку удержание состоялось уже в 2018 году (письмо ФНС России от 05.12.2016 № БС-4-11/23138). В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года декабрьскую зарплату, выплаченную в январе 2018 года, вообще не показывайте (письмо ФНС России от 29 ноября 2016 г. № БС-4-11/22677).

ВЫВОД О ДЕКАБРЬСКОЙ ЗАРПЛАТЕ В ЯНВАРЕ 2018 ГОДА

Зарплату за декабрь, выданную в январе 2018 года, покажите в разделе 1 6-НДФЛ за 2017 год и в разделах 1 и 2 расчета за I квартал 2018 года. Поясним: доход в виде зарплаты вы признали в декабре 2017 и НДФЛ с него рассчитали тоже в декабре. Поэтому покажите по строкам 020 и 040 раздела 1 годового расчета. А удержали НДФЛ уже в январе 2018 года, сумму отразите по строке 070 раздела 1 расчета за I квартал 2018 года. Это подтверждает письмо ФНС от 05.12.2016 № БС-4-11/23138. Отметим, что ранее представители ФНС в письме от 25.02.2016 № БС-4-11/3058 посоветовали указать выплату в расчете за I квартал только в разделе 2. Но это противоречит приказу налоговой службы от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

Если срок перечисления налога по ст. 226 НК наступит в 1 квартале 2018 года, то показывать доход в разделе 2 не надо, даже если вы отразили его в разделе 1. Так, например, не надо включать в раздел 2 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года зарплату за декабрь, выплаченную в январе. Приведем пример.

Зарплата за декабрь – 570 000 руб., НДФЛ – 74 100 руб., 09.01.2018 выплачена зарплата за вторую половину декабря и перечислен НДФЛ в бюджет.

В разделе 2 зарплата за декабрь будет отражена в 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года.

Зарплата за сентябрь выплачена в октябре

Срок уплаты НДФЛ с зарплаты за сентябрь – в октябре 2017 года. Поэтому в расчете за девять месяцев эту выплату бухгалтер показывал только в разделе 1. Теперь эти суммы нужно перенести в 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2017 год нужно показать зарплату за сентябрь, выплаченную в октябре. Предположим, что сентябрьскую зарплату выдали 10 октября. Бухгалтер заполнит раздел 2 годового расчета 6-НДФЛ так, как на образце.

Как показывать премии в 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

Премия за месяц

Премию за месяц отражайте так же, как зарплату (Письмо ФНС от 14.09.2017 № БС-4-11/18391).

В разделе 1 укажите:

• в строках 020 и 040 – премии, начисленные за все месяцы отчетного периода, и исчисленный с них НДФЛ;
• в строке 070 – НДФЛ с премий, удержанный до конца 2017 года. Эта сумма обычно меньше НДФЛ из строки 040. Ведь налог с премии за последний месяц удерживают уже в следующем квартале. Суммы в строках 040 и 070 будут совпадать, только если премию за последний месяц выплатили не позднее последнего рабочего дня квартала.

В разделе 2 покажите все премии, выплаченные в последнем квартале. Исключение – премии, выплаченные в последний рабочий день квартала. Их включайте в раздел 2 6-НДФЛ за следующий квартал.

Премию, выплаченную вместе с зарплатой за этот же месяц, укажите вместе с зарплатой в одном блоке строк 100 – 140. Если премия выплачена отдельно, заполните отдельный блок, указав (Письмо ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374):

• в строке 100 – последний день месяца, за который начислена премия;
• в строке 110 – день выплаты премии;

Пример: в декабре была ежемесячная премия

8 декабря 2017 года выплачена премия за ноябрь 2017 г. – 500 000 руб. и перечислен в бюджет НДФЛ – 65 000 руб. (500 000 руб. x 13%).

Квартальная или годовая премия

Премию за период больше месяца – квартал, год и т.п. отражайте в 6-НДФЛ за период, в котором она выплачена (Письма Минфина от 23.10.2017 N 03-04-06/69115, ФНС от 10.10.2017 N ГД-4-11/20374).

В разделе 1 укажите:

• в строке 020 – все премии за период больше месяца, выплаченные в отчетном периоде, вместе с НДФЛ;
• в строках 040 и 070 – НДФЛ с выплаченных премий.

В разделе 2 покажите премии, выплаченные в последнем квартале. Исключение – премии, выплаченные в последний рабочий день квартала. Их включите в разд. 2 6-НДФЛ за следующий квартал.

Для премий заполните отдельный блок строк 100 – 140, где укажите (Письма ФНС от 01.11.2017 N ГД-4-11/ , от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374):

• в строках 100 и 110 – день выплаты премии;
• в строке 120 – следующий рабочий день после выплаты премии.

Премии, которые выплачены в разное время, покажите в отдельных блоках.

Пример: в декабре была годовая премия

25.12.2017 издан приказ о выплате премии за 2017 г. – 1 500 000 руб.

27.12.2017 выплачена премия и перечислен в бюджет НДФЛ – 195 000 руб. (1 500 000 руб. x 13%).

В 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года эти суммы отражены так.

Как показывать выплаты по гражданско-правовым договорам

Выплаты по гражданско-правовым договорам, с которых нужно удержать налог, нужно включить в разд. 1 в том периоде, когда вы произвели выплаты, а в разд. 2 – только в том квартале, в котором истекает срок уплаты НДФЛ с этих выплат.

Рассмотрим еще одну ситуацию, когда акт за выполненные работы (оказанные услуги) по гражданско-правому договору с физическим лицо был утвержден в декабре 2017 года, а оплата по нему прошла в январе 2018 года. В таком случае вознаграждение по договору и НДФЛ с него следует показать в разделах 1 и 2 расчета за I квартал 2018 года. В расчете за 4 квартал 2017 года операцию не фиксируйте. Это следует из письма ФНС России от 05.12.2016 № БС-4-11/23138. Если же в декабре выдавался аванс по гражданско-правовому договору, то он должен попасть в раздел 2 годового расчета.

Пример: выплаты по договору были в декабре и январе

Организация выплатила аванс физлицу по договору подряда 19 декабря 2017 года в размере 20 000 р. Удержанный из этой суммы налог составил 2600 р. (20 000 x 13 %). Остаток выдан в январе 2018 года – после завершения и сдачи всех работ.

В такой ситуации аванс подрядчику отражайте в периоде выплаты (в декабре). Дата получения дохода в таком случае - день, когда фирма перевела или выдала деньги человеку. При этом не имеет значения, компания выдает деньги до окончания месяца, за который оказана услуга, или после.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2018 год покажите аванс по строкам:

• 100 «Дата фактического получения дохода» – 19.12.2017;
• 110 «Дата удержания налога» – 19.12.2017;
• 120 «Срок перечисления налога» – 20.12.2017.

Как в 6-НДФЛ отражать отпускные

Отпускные попадут в отчет за 2017 год и отчет за I квартал 2018 года. В отчете за 4 квартал 2017 года отпускные покажите по строкам 020, 040, 070 раздела 1. В отчете за I квартал 2018 года отпускные отразите только в разделе 2 по строкам 100–140. Такие разъяснения есть в письме ФНС от 05.04.2017 № БС-4-11/6420.

Однако не надо показывать в разделе 2 отпускные, выплаченные в последнем месяце квартала, если последний день этого месяца приходится на выходной. Такие отпускные включайте в раздел 2 6-НДФЛ за следующий квартал. Например, отпускные, выплаченные в декабре 2017 года, не надо включать в раздел 2 6-НДФЛ за 2017 г. Ведь срок уплаты налога с этих отпускных по ст. 226 НК РФ – 09.01.2018 (Письмо ФНС от 05.04.2017 № БС-4-11/6420).

Пример. В 1 квартале 2018 г. выплачены отпускные:

• 15.01.2018 – 25 000 руб. НДФЛ с них 3 250 руб.;
• 22.02.2018 – 47 000 руб. НДФЛ с них 6 110 руб.

НДФЛ с этих отпускных перечислен в день их выплаты. 30.03.2018 начислены отпускные 27 616 руб., которые выплачены 02.04.2018.

Общая сумма отпускных, выплаченных за 1 квартал, – 72 000 руб. (25 000 руб. + 47 000 руб.), НДФЛ с них 9 360 руб. (3 250 руб. + 6 110 руб.).

В 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года отпускные отражены так.

Отпускные, выплаченные 02.04.2018, в 6-НДФЛ за 1 квартал показывать не надо. Эти отпускные будут отражены в 6-НДФЛ за полугодие.

Как сдать годовой 6-НДФЛ за 2017 год

Расчеты по форме 6-НДФЛ за 2017 год направляйте налоговикам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. «На бумаге» отчетность можно сдать в единственном случае – если в течение отчетного или налогового периода количество физлиц (получателей доходов) было меньше 25 человек. Это следует из положений абзаца 7 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ.

Ответственность

Если не сдали расчет или сдали с опозданием, то штраф – 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня для подачи расчета (п. 1.2 ст. 126 НК). Период просрочки рассчитают начиная с этого дня до даты, когда вы представили расчет (лично, через представителя, по почте или по Интернету).

Если не сдать расчет в течение 10 дней с установленной даты, налоговая инспекция также вправе заблокировать банковский счет налогового агента (п. 3.2 ст. 76 НК). ФНС разъяснила это в письме от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515.

Если же в 6-НДФЛ за 2017 год инспекторы выявят недостоверные сведения, то штраф за каждый расчет с такими данными составит 500 руб. Но если вы сами выявите «недостоверную» ошибку и сдадите уточненный 6-НДФЛ, то штрафов не будет (ст. 126.1 НК).

Замтеим, что к ответственности могут привлечь не только организацию, но и ответственных сотрудников (например, руководителя). Должностному лицу грозит административный штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП).

Предприниматели, адвокаты, нотариусы к административной ответственности не привлекаются (ст. 15.3 КоАП).

Образец заполнения

Предложить нашим читателям универсальный образец заполнения 6-НДФЛ за 2017 год, к сожалению, не представляется возможным, поскольку заполнение годовой отчетности будет уникальным в каждом конкретном случае. Однако вы можете ознакомиться и скачать заполненный образец 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года, сформированный на реальном жизненном примере и конкретных цифрах.

Для предпринимателей и организаций, которые являются работодателями с 2016 года введен новый отчет 6-НДФЛ, который не замещает, а дополняет отчет 2-НДФЛ. И в отличие от последнего сдается не раз в году, а поквартально. При этом за несвоевременное предоставления данных сведений по сотрудникам может быть вменен штраф.

Как уже сказали, что декларация предоставляется раз в квартал, по сроку – последний день месяца, следующий 2-й по счету после отчетного квартала:

• За первый квартал отчет следует предоставить до 30 апреля, так как это выходной, в 2016 году, то дата переносится на 4 мая.
• За второй квартал – крайние день 1 августа.
• За третий квартал отчетность сдается до 31 октября.
• Отчетность за 4 квартал предоставляется вместе с формой –не позднее 1 апреля 2017 года, так как это выходной, то крайний день будет перенесен на 3 апреля.

Важно! Отчетность может предоставляться на бумажных носителях в том случае, если штат компании или предпринимателя не превышает 25 человек. Если штат более 25 человек, то форма предоставляется только в электронном виде.

Нужно ли сдавать нулевой отчет 6 НДФЛ?

Если организации или предприниматель не осуществляет свою деятельность, то возникает резонно вопрос: «Сдавать или не сдавать отчетность, ведь ИФНС может оштрафовать за ее не предоставление?» . Ответ: «ООО или ИП должны предоставлять данную отчетность, только, если они являются налоговыми агентами, а такая обязанность возникает, если они начисляют и выплачивают зарплату сотрудникам». (НК РФ, ст. 226, Письмо ФНС № БС-4-11/4958 от 23.03.16).

Нюансы заполнения формы

При заполнении 6-НДФЛ необходимо учесть следующие нюансы:

• Печать готового отчета делается только односторонняя, двухсторонняя не допускается.
• Применение корректора и других средств для исправления ошибок не допускается.
• Листы аккуратно скрепляются, порча документов при этом запрещена.
• Графы необходимо заполнять слева на право, при этом в пустых клетках ставится прочерк «-».
• При заполнении применяются чернила синего, фиолетового и черного цвета.
• Исчисленные суммы по подоходному налогу указываются в полных рублях, при этом округляя сумму до целого рубля, если получится 50 копеек и более, и отбрасываются, если цифра менее 50 копеек. Если расход или доход получен в валюте, то она считается по курсу ЦБ на дату его совершения.

Образец заполнения 6 НДФЛ

Декларация включает в себя титульный лист и дополнительный лист (раздел 1,2). При чем при необходимости можно использовать дополнительное количество листов для отражения полной информации в разделе 1 и 2. Рассмотрим пример заполнения 6-НДФЛ.

В качестве примера возьмем образец заполнения 6-НДФЛ за второй квартал со следующими данными:

Месяц	Фонд оплаты труда (руб.)	Сумма вычетов	Дата выплаты зарплаты	Дата перечисления НДФЛ
1 квартал 2016 года
Январь		7 000	15.02.2016
Февраль		7 000	05.03.2016
Март		8 400	05.04.2016
2 квартал 2016 года
Апрель		8 400	05.05.2016
Май		8 400	05.06.2016
Июнь		9 800	06.04.2016

В данном примере рассматривается ситуация, когда заработная плата за март была выплачена в апреле, а за июнь – в июле.

Образец заполнения титульного листа

Начинается заполнение с указания ИНН и КПП:

• Для индивидуального предпринимателя указываем ИНН, в поле КПП ставится прочерк.
• Для организации ИНН состоит из 10 цифр, в правых клетках ставим прочерк, в следующем поле указываем соответствующий номер КПП той налоговой, в которую сдается отчет.

Номер страницы пишем в формате «001».

В поле «номер корректировки»:

• При предоставлении первичной отчетности необходимо указать «000» .
• Если вы предоставляете корректирующую форму, то ее номер, например, «001» .

• Для первого квартала ставим «21» .
• Для полугодия – «31» .
• Отчет за 9 месяцев – «33» .
• Годовой отчет – «34» .

После указываем код ИНФН, состоящий из 4-х цифр, узнать его можно на официальном сайте налоговой , перейдя по ссылке.

В строке «кода по месту нахождения» ставил следующее значение:

• Для ИП, если форма предоставляется по месту жительства – ставим «120» .
• Для ИП, если форма предоставляется по месту осуществления деятельности – «320» .
• Для адвоката, если форма предоставляется по месту жительства – «125» .
• Для нотариуса, если форма предоставляется по месту жительства – «126» .
• Для организации, по месту учета – «212» .
• В случае предоставления формы по месту учета организацией, которая является крупным налогоплательщиком – «213».
• Для обособленных подразделений компании – «220» .
• Для обособленных подразделений иностранной компании – «335» .

В следующем полу указывается полное ФИО для предпринимателей, а для организаций –сокращенное наименование, а при отсутствии такого – полное, согласно учредительных документов, например, «МИХАЙЛЕНКО ВЛАДИМИР СЕРГЕЕВИЧ» или же ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ « ФЛАГМАН». Пустые клетки прочеркиваем.

После вносим той налоговой, куда предоставляется отчетность. Вписываем контактный номер телефона в каждой клеточке. Указываем сколько листов содержит форма и сколько прикладывается к нему подтверждающих документов, например, доверенность лица подписывающего отчет, если это необходимо.

• «1» , если форму подписывает ИП или руководитель организации.
• «2» , если доверенное лицо или представитель, при этом доверенность прикладывается в качестве приложения.

Если документ заполняет предприниматель, то в следующем поле не указывается ФИО, а ставятся прочерки, а если директор или представитель, то указывается его полная фамилия, имя и отчество отдельно на каждой строчке и ставим прочерк в пустых клетках. Ниже ставим подпись и дату формирования формы. При наличии доверенности указываем ее реквизиты.

Важно! Сведения в разделе формируются нарастающим итогом, начиная с первого квартала.

В разделе указываются обобщенные суммы начисленного налога, исчисленного, а также удержанного по всем физическим лицам, с начала налогового периода нарастающим итогом с учетом соответствующей данным доходам налоговой ставке. Данные по доходам по каждой налоговой ставке отражаются отдельно, исключения составляют строки 060-090. Если данные в раздел не вмещаются, то добавляют новый лист.

Порядок заполнения строк раздела №1:

• 010 – указывается ставка по налогу, по которому они исчислялись, например, в основном – это 13%.
• 020 – вносится сумма нарастающего итога с начала года по общей по всем работникам сумме начисленного дохода.
• 025 – общая нарастающая сумма дохода, полученного по дивидендам.
• 030 – налоговые вычеты по всем сотрудникам, которые уменьшают налоговую базу по НДФЛ по всем сотрудникам, нарастающим итогом (например, вычеты на детей, которые предоставляются по соответствующему заявлению).
• 040 – сумма исчисленного налога, рассчитанная нарастающим итого по всем сотрудникам, стр. 040 = (стр. 020 – стр. 030) * стр.010.
• 045 – указывается сумма исчисленного НДФЛ по дивидендам, рассчитанного нарастающим итогом по всем работникам.
• 050 – указывается величина фиксированных авансовых платежей по всем сотрудникам, рассчитанную нарастающим итогом, и на которую можно уменьшить НДФЛ.
• 060 – общее количество физических лиц, которые получили за отчетный период облагаемый доход. При этом в случае увольнения и принятия на работу одного и того же сотрудника в одном и том же периоде общее количество указанных лиц не измениться.
• 070 указывается общая сумма удержанного за период налога, также рассчитывается нарастающим итогом. При этом, указывать следует именно величину фактически удержанного налога. Т.е. если 2 часть зарплаты за март сотрудник получил в апреле, то удержанный с нее налог будет отражен уже в отчете за полугодие.
• 080 – в данной графе указывается величина налога, который не возможно было удержать с физического лица, также нарастающим итогом.
• 090 – если физическим лицам вернули налоги на основании ст. 231 НК РФ, то их вписывают в этой строке нарастающим итогом.

Образец заполнения Раздела №1

Обращаем внимание! Данные по разделу №2 заполняется не нарастающим итогом – в нем указываются сведения за отчетный квартал о фактически полученном доходе, фактическом удержании с него НДФЛ и сумм, фактически перечисленных в бюджет по всем физическим лицам.

Порядок заполнения строк раздела №2:

• 100 – указывается дата фактического получения дохода, отраженного в строке 130.
• 110 – указывается дата фактического удержания подоходного налога с суммы, которая указывается в стр. 130.
• 120 – необходимо указать дату, не позднее которой следует осуществить перечисления сумм исчисленного налога. В соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ необходимо указывать либо тот же день, когда был удержан налог, либо следующий за ним.
• 130 – необходимо указать сумму фактически полученного физическими лицами дохода без выделения из нее величины удержанного налога, на дату, указанную в стр. 100. Например, заплата работника составила 33 тыс. руб, а детские вычеты ему полагаются в размере 2800 рублей на двоих детей, то в строке 130 указывается 33 000 руб., а суммы вычетов отображается в стр. 30 раздела №1.
• 140 – вносится сумма обобщенного по всем физ.лицам подоходного налога на дату, которая указана в стр. 110.

Некоторые нюансы заполнения:

• При получении на одну и ту же дату доходов, расчет налога по которым осуществляется по разным ставкам налога сведения по ним необходимо заполнять по отдельности в строках 100-140.
• Если сотруднику была начислена зарплата или отпускные за март, но выплачены лишь в апреле, то в разделе №1 отражаются суммы начислений в 1-м квартале, а суммы перечислений уже попадут во второе полугодие (письмо ФНС от 25.02.16 № БС-4-11/3058).

Например:

Работник получил отпускные или заработную плату за март 5 апреля в размере 10 000 руб., при этом НФДЛ в размере 1300 руб. был перечислен 7 апреля, заполнять раздел №2 за полугодие нужно так:

• В стр. 100 указывается 31.03.2016.
• В стр. 100 необходимо указать дату получения зарплаты – 05.04.2016.
• В стр. 120 необходимо указать дату перечисления налога – 07.04.2016
• В стр. 130 указывается 10 000.
• В стр.140 указывается 1 300.

Ответственность за не предоставление отчета

Если налоговый агент, которым является предприниматель или организация не предоставили вовремя отчетность, то может быть наложен штраф в размере 1000 рублей по итогам каждого просроченного месяца. Помимо этого через 10 дней просрочки ИФНС может приостановить работу по расчетному счету ООО или ИП. За предоставление неверных сведений размер штрафа составляет 500 руб.

С зарплаты сотрудников вы удерживаете налог на доходы физических лиц или НДФЛ — 13%, перечисляете его государству, а оставшиеся деньги выдаёте работнику. Вот как это происходит в жизни.

Вы наняли работника и договорились, что будете выдавать ему «на руки» 20 тысяч рублей в месяц. В трудовом договоре нужно указать зарплату 22 990 рублей. Эта сумма включает 13% НДФЛ, который вы перечислите государству. Каждый месяц вы платите 20 тысяч рублей сотруднику и 2 990 рублей — налоговой.

Эльба рассчитает налоги и взносы и сформирует отчётность за сотрудников. Попробуйте 30 дней бесплатно. Например, проверьте сервис на ежемесячном отчёте СЗВ-М.

Что такое 6-НДФЛ?

За удержанный и перечисленный НДФЛ нужно отчитаться. Для этого придумали два отчёта: 6-НДФЛ, который сдают каждый квартал, и 2-НДФЛ, который налоговая ждёт только раз в год.

Кроме зарплаты сотрудников НДФЛ нужно платить и с других доходов, которые физлица получают от вас:

• вознаграждения по гражданско-правовым договорам,
• дивиденды,
• беспроцентные займы,
• подарки, общая стоимость которых превышает 4 000 рублей в течение года.

Если физик получил от вас доход хотя бы один раз в течение года, вам нужно сдавать 6-НДФЛ.

В отчёте укажите общие данные по всем физ. лицам, которые получали от вас доходы. Не нужно разделять информацию по каждому человеку, для этого есть другой отчёт — 2-НДФЛ.

Нулевой 6-НДФЛ

Нулевого 6-НДФЛ не бывает. Если вы не платили физлицам, просто не сдавайте отчёт.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

6-НДФЛ следует сдавать один раз в квартал:

• за 1 квартал — до 30 апреля
• за полугодие — до 31 июля
• за 9 месяцев — до 31 октября
• за год — до 1 апреля следующего года.

Если вы впервые заплатили физлицу только во 2 квартале, сдайте 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год.

Антон — индивидуальный предприниматель и работает один. В июне он обратился к копирайтеру, который написал 5 статей для сайта. Всё оформили договором авторского заказа. Антон заплатил 10 000 рублей копирайтеру и 1495 рублей НДФЛ государству. В июле Антону нужно сдать 6-НДФЛ за полгода, 9 месяцев, а потом ещё отчитаться за год.

Как заполнить раздел 1 отчёта 6-НДФЛ?

Строка 020: укажите доходы физлиц с 1 января по 30 июня — до того, как из них вычли НДФЛ. Зарплату с января по июнь, включая зарплату за июнь, которую вы выплатили уже в июле. Отпускные и пособия по больничным, которые выплатили с января по июнь — неважно, за какой период. Другие доходы, которые физик получил с января по июнь и с которых вы должны удержать НДФЛ.

Строка 030 — сумма вычетов по доходам из строки 020. Например, детских, имущественных, социальных вычетов.

Строка 040 — сумма НДФЛ с доходов из строки 020.

Строки 025 и 045 — заполняйте, только если платили дивиденды.

Строка 050 — заполняйте, если есть иностранные работники с патентом.

Строка 060 — число людей, доходы которых вы отразили в 6-НДФЛ.

Строка 070 — сумма НДФЛ, которую удержали с начала года. Она может не совпадать с суммой в строке 040. Например, не получается удержать НДФЛ до конца года или доход получен в одном квартале, а налог удержан в другом.

Строка 080 — НДФЛ, который вы не сможете удержать до конца года. Например, НДФЛ с подарка дороже 4 000 рублей человеку, который не получает от вас денежные доходы.

Строка 090 — заполняйте, если возвращали налог работникам.

Как заполнить раздел 2 отчёта 6-НДФЛ?

Указывайте только выплаты третьего квартала — с 1 июля до 30 сентября, отдельно за каждый месяц.

Строка 100 — дата получения дохода:

• Зарплата — последний день месяца, за который вы её платите.
• Вознаграждение по гражданско-правовому договору, отпускные и больничные — день выплаты дохода.

Строка 110 — дата удержания налога. Обычно совпадает со строкой 100. Исключения:

• С аванса — день выплаты окончательной зарплаты за месяц.
• С материальной выгоды, подарков дороже 4 000 рублей — в день ближайшей зарплаты.
• Со сверхнормативных суточных — ближайший день выплаты зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет.

Строка 120 — дата, когда нужно заплатить налог. Определяется по ст.226 Налогового кодекса . Если эта дата относится к 4 кварталу, не указывайте доход в разделе 2, даже если вы уже показали его в разделе 1. Например, не включайте в раздел 2 зарплату за июнь, которую выдали в июле.

Строка 130 — вся сумма доходов за 2 квартал, до того, как из неё удержали НДФЛ.

Строка 140 — сумма НДФЛ, удержанного за 2 квартал.

В одном блоке строк 110-140 покажите доходы, у которых совпадают все три даты: получения дохода, удержания и уплаты налога. Как сдавать на бумаге или в электронном формате — если у вас не больше 25 сотрудников только электронно — если у вас больше 25 сотрудников.

Куда сдавать 6-НДФЛ?

Сдавайте отчёт в налоговую по прописке ИП или юридическому адресу ООО.

Но за сотрудников, которые заняты в деятельности на ЕНВД или патенте, отчитывайтесь в налоговую по адресу работы. Эта налоговая может отличаться от налоговой по адресу регистрации.

Что будет за нарушение?

Не вовремя сдать отчёт: штраф 1 000 рублей за каждый месяц просрочки, блокировка счёта в банке после 10 дней. Указать недостоверные сведения: 500 рублей за каждый недостоверный документ.

А Эльба поможет?

6-НДФЛ в Эльбе состоит всего из двух шагов. На первом вы проверяете выплаты сотрудникам, а на втором отправляете отчёт в налоговую.

Но перед этим добавьте физлиц в раздел «Сотрудники» и укажите их зарплату. Задача «Сдать отчёт 6-НДФЛ» появляется В Эльбе в начале каждого квартала в разделе «Актуальные задачи».

6-НДФЛ - это новая ежеквартальная форма отчетности по налогу на доходы физических лиц. Ее всем работодателям нужно сдавать помимо привычных ежегодных справок 2-НДФЛ. Несмотря на то, что форма состоит всего из двух разделов, заполнять ее не так уж просто.

Чтобы вы смогли справиться с ней быстро и без ошибок, предлагаем почитать наш материал. Мы разобрали самые важные ситуации и на примерах пояснили правила заполнения 6-НДФЛ .

Кому нужно сдавать 6-НДФЛ

Представлять расчеты по форме 6-НДФЛ в налоговую инспекцию нужно всем компаниям и предпринимателям, которые хотя один раз начисляли и выплачивали доходы физическим лицам по трудовым или гражданско-правовым договорам (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Получается, если компания или предприниматель не имеют работников или не производят выплаты физическим лицам, сдавать расчет не нужно. Подтверждают такой вывод и налоговики (письмо ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4958).

Имейте в виду, что многие инспекции ждут нулевых расчетов. Поэтому лучше уточнить в своей налоговой инспекции о необходимости представления нулевого расчета. Либо можно подстраховаться и написать в налоговую инспекцию письмо в произвольной форме, где указать причину, почему не сдается 6-НДФЛ (примерный образец смотрите ниже). Объяснения могут быть следующими: нет работников, не было выплат в течение отчетного периода, отсутствует деятельность.

Мнение эксперта по поводу сдачи нулевого отчета смотрите ниже.

Дату, когда удержан НДФЛ, следует отразить по строке 110. Налоговый кодекс требует удерживать налог в день выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Поэтому в строке 110 ставьте дату, когда выдали физическому лицу деньги из кассы или перечислили их на его счет в банке. Например, если зарплата за сентябрь выплачена 5 октября, то датой удержания налога будет 5 октября.

Налог, рассчитанный с доходов в натуральной форме и материальной выгоды по займам, надо удержать с ближайшей денежной выплаты. Дату этой выплаты и надо указать в строке 110 в качестве момента удержания налога.

День, когда налог перечислен в бюджет, перечислен по строке 120. Обратите внимание, в 2016 году установлены разные сроки уплаты НДФЛ в зависимости от вида дохода. Так, по общему правилу НДФЛ нужно перечислять в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Исключение - налог с больничных и отпускных, его надо уплачивать не позже последнего числа месяца, в котором были выданы названные суммы (п. 6 ст. 226 НК РФ).

О том, какие даты ставить в строках 100, 110 и 120 раздела 2, смотрите в таблице ниже.

По строке 130 записывается сумма дохода физических лиц в рублях и копейках. Так как с аванса по зарплате НДФЛ не удерживают, на дату получения дохода в виде зарплаты в расчете 6-НДФЛ следует записать ее общую сумму за месяц.

По строке 140 указывается сумма удержанного налога.

Подробнее о том, как заполнять раздел 2 формы 6-НДФЛ, смотрите в комментарии эксперта. А ниже мы разберем самые важные ситуации из практики и на примерах поясним, какие именно показатели записывать в разделы 1 и 2.

Ситуация 1. Зарплата работникам выдается в следующем месяце

Зарплату за отработанный месяц, которая выдается в следующем месяце, в форме 6-НДФЛ следует отражать по-особому.

Например, зарплата за сентябрь выплачена работникам в октябре. В этом случае в расчете за 9 месяцев сентябрьскую зарплату не нужно показывать в разделе 2. А в разделе 1 следует заполнить строки 020 и 040. В строку 020 записывается сумма сентябрьской зарплаты, в строке 040 - исчисленный НДФЛ. По строке 070 следует записать НДФЛ с зарплаты, выданной не позднее 30 сентября. Поэтому налог с сентябрьской зарплаты сюда не войдет. Но и в строку 080 формы налог с зарплаты за сентябрь записывать не нужно. Ведь на последний день отчетного периода доход работникам еще не выплачен. А значит, обязанность удерживать налог не возникло (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Мнение эксперта по поводу отражения в 6-НДФЛ переходящей зарплаты смотрите ниже.

Пример. В ООО «Агат» с января по сентябрь включительно работало 12 сотрудников. Иностранцев среди работников нет. За период с января по сентябрь 2016 года в организации начислялась только заработная плата, других доходов у сотрудникам не выплачивали. Данные о заработной плате показаны в таблице ниже. Вторую часть заработной платы за сентябрь выдали 5 октября.

Покажем, как бухгалтер ООО «Агат» заполнит раздел 1 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года.

Таблица. Данные о зарплате ООО «Салют» за 9 месяцев 2016 года

В строке 020 бухгалтер поставит сумму начисленных выплат — 4 104 000 руб., в строке 030 — вычеты, равные 151 200 руб. В строке 040 — исчисленный НДФЛ — 513 864 руб. В строке 070 бухгалтер запишет налог с зарплаты за январь — август 2016 года. Поскольку до конца отчетного периода зарплата за сентябрь еще не выдана, налог с нее не удержан. И записывать в строке 070 отчета за 9 месяцев его не нужно. Показатель в строке 070 будет равен 456 404 руб. (513 864 руб. - 57 460 руб.).

В строке 080 бухгалтер поставит прочерк. Пример заполнения 6-НДФЛ показан далее.

Ситуация 2. Зарплата работникам выдается до конца месяца

Допустим, компания сентябрьскую зарплату выдала 29 сентября. В этом случае порядок заполнения формы 6-НДФЛ зависит от того, когда компания удерживает налог.

Если компания удержала налог с досрочной зарплаты (что в принципе не допустимо), то в строке 110 указывается дата выдачи зарплаты, в строке 120 - следующий рабочий день (письмо ФНС России от 24.03.2016 № БС-4-11/5106@).

Если же компания удерживает налог с будущих денежных выплат, например, с аванса за октябрь, тогда в строке 020 отражается вся зарплата за сентябрь. А в строках 100—140 такую зарплату нужно будет показать только в отчете по итогам 2016 года (письмо ФНС России от 29.04.2016 № БС-4-11/7893).

Мнение эксперта по поводу отражения в отчете досрочной зарплаты смотрите ниже.

Пример. ООО «Салют» выплачивает зарплату работникам в последний рабочий день месяца. Данные о выданной зарплате за июль — сентябрь показаны в таблице. Покажем, как бухгалтер ООО «Салют» заполнит раздел 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев.

Таблица. Данные о зарплате ООО «Салют» за июль-сентябрь 2016 года

Месяц	Дата выплаты окончательной суммы зарплаты	Сумма начисленной зарплаты	Удержанный НДФЛ
Сентябрь

В разделе 2 бухгалтер отразит выплаты за июль — сентябрь 2016 года. Заработную плату за каждый месяц он покажет в отдельных блоках. В строках 100 этих блоков он запишет последние дни каждого месяца — 31.07.2016, 31.08.2016 и 30.09.2016. В строках 110 будут даты выдачи второй части заработной платы. А в строках 120 — сроки уплаты НДФЛ, следующие рабочие дни после выплаты дохода. В строках 130 и 140 будут суммы начисленной заработной платы и удержанного НДФЛ. за 9 месяцев показан ниже.

Ситуация 3. В отчетном периоде доначислили зарплату

Обычно доначисление зарплаты связано с выявлением ошибки. Например, бухгалтер неверно рассчитал надбавку. Занизил зарплату. В месяце, когда выявил ошибку, бухгалтер начислил недостающую часть.

Если, например, в 3 квартале работнику доначислена зарплата, ее следует показать в обоих разделах формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года.

Включить доначисленную зарплату надо в строку 020, если доначислена она за месяцы отчетного года. Например, в июле 2016 года бухгалтер начислил доплату за июнь 2016 года.

Зарплату, доначисленную за прошлые годы, в строке 020 не нужно показывать. Так как дата получения дохода не входит в отчетный период (п. 2 ст. 223 НК РФ).

В строке 070 отражается НДФЛ с доначисленной зарплаты, если она включена в строку 020.

В разделе 2 отразить сведения надо, если в трех месяцах отчетного квартала выплачена зарплата. Налоговиков будет интересовать, не пропущен ли срок уплаты НДФЛ.

Пример. Работники получили зарплату за август 5 сентября. Через неделю бухгалтер узнал, что минимальная зарплата по региону увеличилась до 16 500 руб. Новый размер действует с 1 августа 2016 года.

Бухгалтер доначислил 12 сентября зарплату двум работникам. Общая сумма доплаты — 9000 руб. НДФЛ с доплаты — 1170 руб. (9000 руб. × 13%). Работники получили доплату в тот же день. Отразим доплату в отчете.

Бухгалтер показал доплату в отчете за 9 месяцев:

в разделе 1 — включил доплату в строки 020, 040 и 070.

разделе 2 — в строке 100 указал последнее число месяца, за который доначислена зарплата — 31.08.2016.

Заполнение формы 6-НДФЛ за 9 месяцев показано ниже.

Ситуация 4. Зарплата выдавалась дважды в месяц всем сотрудникам в один день

Если зарплата всем работникам выплачивалась в один и тот же день, например, 5-го и 20-го числа, в разделе 2 формы 6-НДФЛ надо заполнить по одному блоку на зарплату за каждый месяц. Дело в том, что в самостоятельный блок в разделе 2 включаются данные о доходах, в отношении которых одинаковые даты, если:

• доход получен физ. лицом согласно статье 223 НК РФ;
• деньги человеку фактически выплачены и НДФЛ удержан;
• НДФЛ перечислен в бюджет.

В строке 100 указывается последнее число месяца, за который начислена зарплата. Считается, что именно в этот день сотрудниками получен доход по заработной плате (п. 2 ст. 223 НК РФ).

В строке 110 записывается дата, когда фактически выдали сотрудникам вторую часть зарплаты за этот месяц и удержали НДФЛ.

В строке 120 нам нужно прописать крайний срок уплаты налога по такой выплате, установленный законодательством. Это следующий день после выдачи второй части зарплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). А в строки 130 и 140 заносятся общие суммы зарплаты за месяц и удержанный с нее НДФЛ.

Обратите внимание, что в строках 130 записываются начисленные суммы без уменьшения их на НДФЛ (п. 4.2 Порядка заполнения).

А отдельно выплату аванса показывать в разделе 2 не нужно, ведь на дату выдачи аванса доход еще не считается полученным. И НДФЛ с аванса не удержан.

Пример. ООО «Салют» выдало всем сотрудникам аванс за август 20 числа этого месяца, а вторую часть зарплаты за август - 5 сентября. Всего начисленная зарплата за август составила 230 000 руб., НДФЛ с нее - 29 900 руб. Покажем, как бухгалтер отразит зарплату за август в разделе 2.

Так как всем работникам ООО «Салют» выплатило зарплату за август в один и тот же день, бухгалтер заполнит по ней один блок в разделе 2. В строке 100 он укажет 31.08.2016, в строке 110 - 05.09.2016, в строке 120 -- 06.02.2016. В строках 130 и 140 бухгалтер запишет 230 000 руб. и 29 900 руб. Заполненный фрагмент раздела 2 формы 6-НДФЛ дан ниже.

Ситуация 5. Зарплата выплачивалась дважды в месяц, но сотрудники получали ее в разные дни

Если окончательная часть зарплаты выплачивается работникам в разные дни, например, одним 5-го числа, а другим 7-го, придется заполнять несколько блоков в разделе 2 форме 6-НДФЛ. Дата фактического получения дохода у этих выплат одна и та же - последний день месяца, за который начислена зарплата. А даты удержания налога и крайние сроки перечисления НДФЛ различны.

Если же вторая часть зарплаты выдана всем в один и тот же день, а аванс перечислен в разные, тогда надо заполнить один блок в разделе 2 отчета. Ведь НДФЛ с этой зарплаты удержан со всех сотрудников в один и тот же день.

А вот сведения об отпускных и больничных пособиях сотрудниках, выданных в разные дни, занести в раздел 2 следует отдельными блоками.

Мнение эксперта по поводу отражения в 6-НДФЛ зарплаты, которая выплачивается в разные дни, смотрите ниже.

Пример. В ООО «Аметист» трудится 5 работников. Аванс за август всем выплачен в один и тот же день 15 августа. А вот вторую половину зарплаты за этот месяц выдавали в два этапа. Четверым сотрудникам вторую половину зарплаты за август организация выплатила 1 сентября. Начисленная этим работникам сумма за месяц составила 180 000 руб., НДФЛ с нее - 23 400 руб. А один сотрудник получил зарплату только 5 сентября. Начисленная сумма этому работнику составила 42 000 руб., НДФЛ - 5460 руб. Покажем, как бухгалтер ООО «Сапфир» заполнить разделе 2 формы 6-НДФЛ.

Поскольку зарплату за август ООО «Сапфир» выдало не всем сотрудникам в один день, а двумя частями, в разделе 2 бухгалтер заполнит два блока. В первом блоке он отразит данные о доходах четырех сотрудниках. В строке 100 этого блока запишет 31.08.2016, в строке 110 - 01.09.2016, в строке 120 - 02.09.2016. В строках 130 и 140 бухгалтер поставит 180 000 руб. и 23 400 руб.

А второй блок бухгалтер ООО «Сапфир» заполнит так. В строке 100 запишет 31.08.2016, в строке 110 - 05.09.2016, в строке 120 - 06.09.2016. В строках 130 и 140 укажет значения 42 000 руб. и 5460 руб. Образец заполнения 6-НДФЛ показан далее.

Ситуация 6. Больничное пособие выплачено работникам вместе с зарплатой

Прежде всего отметим, что из всех видов государственных пособий, в 6-НДФЛ надо показывать только пособие по временной нетрудоспособности. Пособие по беременности и родам, единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, единовременное пособие при рождении ребенка, а также ежемесячное пособие по уходу за ребенком в расчете не отражается.

Допустим, компания выплатила в сентябре зарплату и пособия за август. Специфика в том, что в отчете записывать пособия надо отдельно от зарплаты. Ведь для них установлена своя дата уплаты НДФЛ. Для зарплаты - день, следующий за днем выплаты, для больничных - последний день месяца, в котором они выплачены. А вот за какой месяц было начислено пособие, для формы 6-НДФЛ неважно

Мнение эксперта по поводу отражения в отчете пособий по временной нетрудоспособности смотрите ниже.

Пример. Компания 5 сентября выплатила работнику зарплату за август в размере 40 000 руб. и пособие по болезни в сумме 7500 руб. НДФЛ с зарплаты - 5200 руб., с пособия - 975 руб. Пример заполнения 6-НДФЛ с больничными показан ниже.

Ситуация 7. Зарплата работникам начислена, но не выдана

Если компания начислила зарплату, но сотрудники ее не получили, тогда возможны два варианта заполнения формы 6-НДФЛ.

Первый - не заполнять раздел 2, то есть строки 100—140 оставить пустыми (письмо ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9194@).

Второй - указать в строке 100 последний день месяца, за который начислена зарплата. В строках 110 и 120 - 00.00.0000 (письмо ФНС России от 25.04.2016 № 11-2-06/0333).

Пример. Компания ежемесячно начисляет работникам зарплату в размере 450 000 руб. Однако выплат в августе и сентябре не было. Заполненный фрагмент раздела 2 отчета за 3 квартал 2016 года показан ниже.

Ситуация 8. Работник получил доход, который лишь частично облагается НДФЛ

В расчете по НДФЛ надо отражать все доходы, с которых начислен налог. А также те выплаты, которые могли бы облагаться НДФЛ, если бы их сумма превышала установленный лимит. Например, подарки, стоимость которых меньше 4000 руб. В разделе 1 формы 6-НДФЛ по строке отражается вся начисленная сотруднику сумма. А в строке 030 указывается необлагаемая часть выплаты. В строках 130 и 140 раздела 2 записывается вся сумма дохода и удержанный с нее НДФЛ.

Если же выплата не облагается НДФЛ независимо от суммы, ее в форме записывать не нужно. Например, государственные пособия, кроме больничных, в отчете не надо отражать.

Мнение эксперта по поводу отражения в отчете необлагаемых выплат смотрите ниже.

Пример. ООО «Салют» 5 сентября 2016 года выдало сотруднице подарок стоимостью 5000 руб. В тот же день бухгалтер выплатил женщине зарплату. И удержал из денежной выплаты НДФЛ с подарка. Других подарков сотруднице в 2016 году ООО «Салют» не вручало.

Покажем, как бухгалтер ООО «Салют» отразит подарок в форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года.

В разделе 1 бухгалтер запишет 5000 руб. в строке 020, а необлагаемую сумму 4000 руб. внесет в строку 030. НДФЛ со стоимости подарка равен 130 руб. [(5000 руб. - 4000 руб.) х 13%]. Налог удержан, поэтому 130 руб. бухгалтер покажет в строках 040 и 070.

В разделе 2 бухгалтер запишет 05.09.2016 в строках 100 и 110, 06.03.2016 - в строке 120. В строках 130 и 140 будет 5000 руб. и 130 руб. Заполненный фрагмент раздела 2 показан ниже.

Ситуация 9. Работникам выплачены отпускные

Отпускные облагаются НДФЛ, поэтому эти выплаты надо отразить в отчете 6-НДФЛ. В разделе 1 по строке 020 указывается начисленная сумма отпускных. По строке 030 - вычет, если он предоставлялся работникам. В строке 040 вписывается начисленный налог. В строке 070 будет удержанный налог с отпускных.

В разделе 2 по отпускным надо заполнить столько блоков, сколько дней в квартале выдавались эти суммы. Если в один и тот же день отпускные были перечислены нескольким работникам, следует объединить выплаты и записать их в одном блоке строк 100 - 140.

В строках 100 и 110 записывается дата выдачи денег сотруднику. В строке 120 - последний день месяца, в котором выплачивались отпускные. А в строках 130 и 140 - начисленная сумма и удержанный налог с отпускных.

Мнение эксперта по поводу отражения в 6-НДФЛ отпускных смотрите ниже.

Пример. ООО «Полет» в августе 2016 года выплатило отпускные трем сотрудникам: Зайцеву А.В., Синицыну И.К. и Краснову О.П. 15 августа выдали деньги Зайцеву и Синицыну. Начисленная сумма Зайцеву - 16 800 руб., НДФЛ с нее - 2184 руб. Отпускные Синицына - 19 500 руб., НДФЛ - 2535 руб. Краснову О.П. выплатили отпускные 20 августа, начисленная сумма - 21 000 руб., НДФЛ - 2730 руб. Покажем, как бухгалтер отразил выплату отпускных в разделе 2 отчета за 9 месяцев 2016 года.

Отпускные Зайцеву и Синицыну выплатили в один день, их можно записать в один блок в разделе 2. В строках 100 и 110 бухгалтер укажет 15.08.2016, в строке 120 - 31.08.2016. В строке 130 он запишет 36 300 руб. (16 800 руб. + 19 500 руб.), в строке 140 - 4719 руб. (2184 руб. + 2535 руб.).

Отпускные Краснова бухгалтер ООО «Полет» отразит в другом блоке в разделе 2. В строках 100 и 110 он запишет 20.08.2016, в строке 120 - 31.08.2016. В строках 130 и 140 - 21 000 руб. и 2730 руб. Пример заполнения 6-НДФЛ сотпускными смотрите далее.

Ситуация 10. Работникам выплачена премия

Если сотрудникам выплачиваются премии, то эти выплаты тоже следует показывать в 6-НДФЛ. Но правила заполнения разные в зависимости от вида премии. Так, например, если это разовая выплата к празднику, то ее в разделе 2 надо отразить отдельно от зарплаты. Ведь доход признаете в разные дни. По премии — в день ее выдачи, по зарплате — в последний день месяца, за который ее начислили.

Если ежемесячно сотрудникам выплачиваются бонусы за результаты работы и эти деньги — часть оплаты труда, то доход в разделе 2 надо показать вместе с зарплатой. Ведь дата дохода для этих выплат единая — последний день месяца, за который их начислили. Но это правило не касается квартальных и годовых премий. Их в разделе 2 указывают отдельно, поскольку к месячной зарплате они отношения не имеют.

Мнение эксперта по поводу отражения в 6-НДФЛ выплаченных работникам премий смотрите ниже.

Ситуация 11. В компании трудятся сотрудники по договорам ГПХ

Выплаты по гражданско-правовым и трудовым договорам облагаются НДФЛ по-разному. Зарплата по трудовому договору считается полученной только в последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому с аванса по трудовому договору удерживать налог не надо. И отдельно его записывать в форме 6-НДФЛ также не нужно.

А доход по гражданско-правовому договору признается в день, когда выплачены деньги физическому лицу. Так что с аванса по такому договору необходимо удерживать НДФЛ. Соответственно в расчете следует записать и аванс, и окончательную сумму по договору.

В разделе 1 суммы авансов и окончательных выплат по гражданско-правовым договорам включаются в показатель по строке 020. Налог с них отражается по строкам 040 и 070.

В разделе 2 аванс и окончательная оплата по гражданско-правовому договору записывается в отдельных блоках из строк 100 - 140. Если одновременно были перечислены деньги по нескольким подобным договорам, нужно объединить выплаты в одном блоке.

В строках 100 и 110 поставить дату выдачи. В строке 120 указать следующий рабочий день. А в строках 130 и 140 вписать сумму начисленного аванса и удержанный с него НДФЛ.

Мнение эксперта по поводу отражения в 6-НДФЛ выплат по договору подряда смотрите ниже.

Пример. ООО «Веста» 22 августа 2016 года выдало Краснову А.В. аванс по договору подряда. Бухгалтер перечислил Краснову деньги за минусом НДФЛ. Начисленная сумма аванса - 12 000 руб., НДФЛ - 1560 руб. Больше никаких выплат по этому договору бухгалтер ООО «Веста» не начисляла. Покажем, как бухгалтер отразит аванс в расчете за 9 месяцев 2016 года.

В разделе 2 выплаченный аванс бухгалтер покажет в отдельном блоке. В строках 100 и 110 укажет 22.08.2016, в строке 120 - 23.08.2016. В строках 130 и 140 будут показатели 12 000 руб. и 1560 руб. Заполненный фрагмент раздела 2 формы 6-НДФЛ смотрите далее.

В разделе 1 бухгалтер включит начисленный аванс 12 000 руб. в показатель по строке 020. А рассчитанный и удержанный налог с аванса, равный 1560 руб., добавит к показателям по строкам 040 и 070.

Как считать штрафы за ошибки в 6-НДФЛ

Штрафы за ошибки в отчетности по НДФЛ действуют с начала года. Но налоговикам понадобилось больше полугода, чтобы решить, как они будут штрафовать компании за ошибки и опоздание с отчетностью по НДФЛ.

За какие именно ошибки оштрафуют, а также во сколько обойдется опоздание с расчетом? ФНС подробно ответила на эти вопросы в письме от 09.08.16 № ГД-4-11/14515. Разъяснения налоговая служба довела до сведений инспекций на местах, поэтому они будут руководствоваться ими в работе.

Как проверить показатели годовой формы 6-НДФЛ

Налоговики очень тщательно проверяют расчет по НДФЛ. Поэтому перед сдачей лучше лишний раз перепроверить. Ошибки, которые безопаснее исправить до того, как их найдут инспекторы, вы найдете в статьях: « », « », « »

Дальше сверьте показатели отчета 6-НДФЛ и справок 2-НДФЛ с признаками 1 и 2. Для этого вы можете воспользоваться контрольными соотношениями, данными в письме ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852. По ним отчет будут проверять инспекторы. А для вашего удобства мы свели эти соотношения в таблицу.

Таблица. Как проверить отчет 6-НДФЛ за год

Показатели	Что должно соответствовать	Пояснение
Показатели в отчете 6-НДФЛ
Начисленные доходы и предоставленные вычеты	Показатель в строке 020 не должен быть больше суммы в строке 030	Предоставленные вычеты не могут быть больше доходов. Уменьшите сумму вычетов. Если доход сотрудника за какой-то месяц меньше вычета, предоставьте ему вычет в размере дохода
Начисленные доходы, вычеты, рассчитанный налог и ставка налога	Должно выполняться соотношение: Строка 040 = (Строка 020 - Строка 030) х Строка 10: 100	Если соотношение не выполняется, вы неверно начислили НДФЛ, исправьте ошибку и скорректируйте показатели расчета
Начисленный налог и зачтенные фиксированные платежи иностранцев на патенте (строки 040 и 050)	Показатель в строке 050 не может быть больше сумму в строке 040	Вы не можете зачесть авансовый платеж в большей сумме, чем начислили налог с доходов иностранного сотрудника. На следующий год сумма оставшихся платежей не переносится (п. 7 ст. 227.1 НК РФ)
Удержанный и возвращенный работникам налог (строки 070 и 090)	Вы должны были перечислить за год сумму НДФЛ в бюджет, равную разности показателей 070 и 090	Если вы перечислили не весь удержанный налог, вам грозит пени и штраф по статье 123 НК РФ. Если вы перечислили больше, чем нужно, это также нарушение. Ведь НДФЛ нельзя перечислять за счет собственных средств (п. 9 ст. 226 НК РФ)
Форма 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ с признаком 1
Сумма начисленных доходов физ.лицам	Показатель в строке 020 формы 6-НДФЛ должен быть равен суммарному показателю «Общая сумма доходов» по всем справкам 2-НДФЛ и приложениям № 2 к декларации по налогу на прибыль*	Сравнивайте показатели доходов, облагаемых по одной и той же ставке НДФЛ, а также суммы рассчитанного по этой ставке налога. Ищите ошибку, если данные отчетов 6-НДФЛ и справок 2-НДФЛ не соответствуют
Суммы дивидендов	Показатель в строке 025 в форме 6-НДФЛ должен быть равен всем доходам с кодом 1010 из справок 2-НДФЛ и приложений № 2 к декларации по налогу на прибыль*
Исчисленный НДФЛ	Показатель в строке 040 формы 6-НДФЛ должен быть равен сумме всех показателей «сумма налога исчисленная» из справок 2-НДФЛ и строк 030 из приложений № 2 к декларации по налогу на прибыль*
Количество получателей доходов	Показатель в строке 060 формы 6-НДФЛ должен быть равен общему количеству справок 2-НДФЛ с признаком 1 и приложений № 2 к декларации по налогу на прибыль*	Если в строке 060 показатель больше, вы сдали справки 2-НДФЛ или приложения № 2 не на всех получателей доходов. Если меньше, исправьте данные в форме 6-НДФЛ
Сумма неудержанного НДФЛ	Показатель в строке 080 формы 6-НДФЛ должен быть равен сумме всех показателей «сумма налога, неудержанная налоговым агентом» из справок 2-НДФЛ и строк 034 из приложений № 2 к декларации по налогу на прибыль*	Если показатели не соответствуют, вы неверно указали сумму неудержанного налога. Найдите ошибку и исправьте ее
Форма 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ с признаком 2
Сумма неудержанного налога	Показатель в строке 080 формы 6-НДФЛ должен быть равен сумме всех показателей «сумма налога, неудержанная налоговым агентом» из справок 2-НДФЛ и строк 034 из приложений № 2 к декларации по налогу на прибыль	Если показатели не соответствуют, вы неверно указали сумму неудержанного налога или сдали справки 2-НФДЛ с признаком 2 не на всех физ. лиц. Исправьте ошибку